WEB DEL Lic. RIGOBERTO A. BECERRA D. (MAF) 
Administración del inventario Por Lic. Rigoberto A.
Becerra D. (MAF) 1. Consideraciones generales El mantener inventario es un
problema de decisión, generalmente, para todas las empresas de los diferentes
sectores de la economía.
Es necesario mantener inventarios en la industria manufacturera, en la agricultura
y pecuaria, en el comercio y en las empresas públicas, inclusive,, debido a que
física y económicamente es imposible conseguir los bienes, materias primas o
productos terminados, en el momento preciso en que se demandan. El no tener
inventarios implica que los consumidores tengan que esperar hasta que las
órdenes sean surtidas por algún proveedor, o bien, que sean fabricadas, y, por
lo general, los demandantes no están dispuestos a esperar por mucho tiempo.
Esta razón hace que el mantenimiento del inventario sea necesario para todas
las empresas, tanto fabricantes como solamente distribuidoras de artículos.
Para las empresas manufactureras, el inventario tiene una importancia vital,
ya que apoya las operaciones de producción y ventas, influyendo directamente en
el monto de inversiones en equipo de transporte, producción y nivel de empleo.
De esta manera, es posible analizar el inventario en términos de la relación,
producción-inventario. Manteniendo un nivel de inventario suficiente, se podrá
sostener un ritmo de producción estable, y lograr, por lo tanto, una alta
utilización de la capacidad de la planta, quedando así en aptitud de
satisfacer la demanda y proporcionar un servicio adecuado al consumidor. Los problemas de inventario se han estudiado desde hace
mucho tiempo, pero fue hasta principios del presente siglo, en el que,
estimulados por el crecimiento de la industria manufacturera y de las diversas
ramas de la ingeniería, los investigadores empezaron a utilizar técnicas
analíticas para estudiar estos problemas. Inicialmente se resolvieron los
problemas de inventario y de programación de producción que tenían las
empresas manufactureras; es decir, en situaciones donde los artículos eran
producidos en lotes y el costo de ajuste era elevado. La derivación inicial de
lo que frecuentemente se ha llamado "fórmula del tamaño del lote",
fue obtenida por Ford Harris de la Westinghouse Corporation en 1915; sin
embargo, generalmente se le denomina "fórmula de Wilson", debido a
que fue derivada por R. H. Wilson, como una parte integral del modelo de
control de inventarios que ideó. La "fórmula del tamaño del lote",
es una función matemática-contable, mediante la cual se minimiza la suma de los
costos de administración del inventario, para casos donde la demanda es
conocida y constante. El modelo ilustra los supuestos típicos y las simplificaciones
necesarias para la construcción de un modelo de operación de un negocio, en donde
la cantidad de renovación es fija, esto es, se coloca una nueva orden de la
misma cantidad siempre que el inventario disponible caiga a un nivel
determinado, referido como punto de reaprovisionamiento, de repedido o de
reorden. El primer libro que apareció tratando los problemas del
inventario en forma exhaustiva, fue el de F. E. Raymond. Este libro tiene la
característica de haber sido escrito con la suficiente simplicidad para ser
entendido por cualquier persona que no tenga amplios conocimientos en la
materia, teniendo como objetivo fundamental explicar cómo pueden ser
utilizadas en la práctica las diversas formas del modelo simple del tamaño del
lote. Los
modelos iniciales del inventario tuvieron poco desarrollo y aplicación hasta
antes de la Segunda Guerra Mundial, donde surgió la Ciencia de la
Administración y la Investigación de Operaciones, enfocándose la atención
sobre la naturaleza estocástica 1 de los
problemas de inventario. Anteriormente estos habían sido tratados en forma
determinística, con excepción de algunos casos aislados como el de
Wilson, donde se hicieron algunos intentos para incluir consideraciones probabilísticas.
Posteriormente T. M. Whitin desarrolló una versión estocástica del modelo
simple del tamaño del lote; su libro fue publicado en 1953, siendo el primero
en inglés que trató con todo detalle los modelos estocásticos del inventario. Por lo que concierne a la actividad desarrollada por los
economistas o profesionales de las finanzas en esta materia, diremos que no
fueron los primeros en estudiar los problemas del inventario, aunque éste,
como se ha comprobado, juega un papel importante en el estudio de la dinámica
económica. No obstante, posteriormente, algunos economistas y otros
profesionales del área financiera y matemáticos han aunado sus esfuerzos para
analizar estos problemas, fijando su atención en las propiedades matemáticas de
interpretaciones económicas de éstos, más que en sus aplicaciones prácticas
inmediatas. Los escritos de los economistas Arrow, Harris y Marshak fueron los
primeros en hacer un análisis matemático exhaustivo de un modelo simple de
inventario, los cuales fueron seguidos por los de los matemáticos Dvoretzky,
Kiefer y Wolfowitz. Estas investigaciones iniciaron una corriente
ininterrumpida de escritos matemáticos sobre los sistemas de inventario, como
el de Arrow, Karlin y Scarf, denominado "Studies in the Mathematical
Theory of Inventory aud Production", (Estudios sobre la Teoría Matemática
del Inventario y la Producción), publicado en 1959. Después se llevaron a cabo
muchos trabajos sobre problemas de inventario a diferentes niveles, incluyendo
trabajos de ascenso; por un lado se está escribiendo sobre aplicaciones
prácticas, mientras que por el otro se realizan estudios sobre las propiedades
matemáticas abstractas de los modelos de inventario, sin olvidar sus posibles
aplicaciones prácticas. 2. LA IMPORTANCIA DEL INVENTARIO EN LA EMPRESA Dentro de una empresa, el inventario tiene determinadas características
y propiedades que es conveniente señalar antes de profundizar más en la forma
en que opera. Para iniciar este punto, debemos definir al inventario como
"los materiales que se tienen almacenados para su utilización o venta
posteriores, los cuales asumen la forma de materias primas que se tienen para
elaborarlos, artículos en proceso de fabricación y/o artículos terminados en
espera de ser vendidos". Almacenar cosas implica incurrir en costos, reales o de
oportunidad, ya que mientras duren éstas almacenadas, su valor será
improductivo en alto grado. Si el hombre de negocios pudiera suprimir o, cuando
menos, minimizar el inventario, así lo haría, de no existir la incertidumbre
característica de muchas, o de generalmente todas las economías. Si nos
encontrásemos en una economía en la cual la demanda y los costos futuros
permanecieran constantes, la utilidad que reportaría el inventario sería
mínima, ya que su función solamente sería la de compensar las fluctuaciones en
la producción y el consumo. Los motivos anteriores permiten entender el por qué
de la existencia del inventario, pero no son los únicos; podemos citar algunos
otros que también son determinantes de la existencia de estas inversiones de
capital circulante inmovilizado. Estos motivos o razones para mantener
inventarios son: a) La probabilidad de obtener utilidades futuras motivadas por un
aumento en el precio del artículo, de la demanda o de los costos. b) Como medida de seguridad para hacer frente a un incremento excepcional
de la demanda. c) Para disminuir los costos de transporte, ya que las compras realizadas
en volúmenes importantes es posible efectuarlas a precios inferiores a los
prevalecientes en pequeñas adquisiciones, lo que se refleja en la misma forma
con los servicios de transporte. d) Para asegurar la continuidad de las operaciones de producción ante la
probabilidad de que sean interrumpidas por elementos externos al negocio. e) La conveniencia de mantener artículos a la vista de los clientes con el
propósito de incrementar las ventas, mediante la motivación de los compradores
potenciales. f) La acumulación de artículos originada por una disminución
repentina en las ventas. El inventario constituye un tipo de activo industrial que
significa disminución de la inversión en otros, como pudiera ser en una
empresa, la efectuada en la adquisición de maquinaria y equipo. El inventario
es tan importante en la mayoría de los casos para la operación de un sistema de
producción-distribución, como lo son la maquinaria, la planta y el equipo de
transporte. De aquí que la planeación y el control del inventario sean
factores tan importantes como lo son los planes para otros tipos de activos,
cuando están orientados a incrementar la productividad de la empresa. Al
mismo tiempo, el inventario influye sobre la utilización de mano de obra en las
empresas. El nivel de ocupación está determinado por la demanda que se haga de
los productos en el mercado, de manera que un incremento de ésta, supondrá
contratación de personal y una disminución, despidos. Aunque este no es un
procedimiento óptimo para la economía nacional en su conjunto, no deja de ser
una alternativa admisible para una empresa individual. Debido a las
fluctuaciones de la demanda, los costos adquieren gran importancia en las
decisiones relativas a la producción, inventario y mano de obra. La producción
de un mes afecta la posición del inventario neto a fines de éste; esto, a su
vez, influye sobre las decisiones respecto al segundo mes, el cual influirá en
las decisiones de producción del tercero. La influencia del inventario sobre la
producción y la mano de obra tiende a producir una auto conexión que
eventualmente llevará el nivel de aquél al punto óptimo, ya sea que las ventas
hayan sido previstas con exactitud o no. Conforme aumenta el volumen de los lotes de producción, se
hace mayor el costo de mantenimiento del inventario, disminuyendo el costo de
ajuste o preparación y aumentando el volumen de la mano de obra
directa. Además, los siguientes servicios y actividades pueden requerir
personal adicional: control de producción e inventario, compras, recepción,
inspección, manipulación de materiales, despacho, inspección de instalaciones
en las máquinas, mantenimiento y limpieza, entre otras. Debido a los problemas que surgen al tratar de estabilizar
la producción, el inventario y la mano de obra, se hace necesaria una
eficiente planeación de producción y control de inventario, ya que permiten
alcanzar el equilibrio en el nivel de empleo y elevar al máximo las ganancias
mediante la reducción, al mínimo posible, de los costos involucrados. La
importancia del inventario ha aumentado, fundamentalmente, por los avances de
las técnicas de producción, que han permitido obtener nuevos productos y
acelerar el ritmo de producción, lo cual ha traído como consecuencia, la
necesidad
de efectuar mayores inversiones en
el inventario y en los diversos canales de distribución. De igual manera, la
competencia prevaleciente entre los productores, ha conducido a la fabricación
de una gran variedad de artículos, significando esto, la necesidad de
enfrentarse a problemas de programación de producción e inventario cuya
complejidad aumenta proporcionalmente al incremento en los volúmenes y variedades
de artículos. Son estas las razones que mayor influencia han tenido para hacer
del inventario un problema que ha merecido la atención de especialistas e
investigadores de alto prestigio en todo el mundo. La planeación y programación del inventario se encuentra
localizada en todas las operaciones de la empresa en donde interviene la
producción versus tiempo, distribución, localización e inventario de
artículos. Así tenemos que el problema está presente en todo el proceso de
fabricación, ya sea en la compra de materiales, productos en proceso, productos
terminados, distribución de los mismos y servicio al consumidor. En cuanto a
la adquisición de materiales, las preguntas que surgen son: ·
¿Qué cantidad de materia prima se debe mantener en inventario? y ·
¿Cuánto comprar en un sólo pedido, considerando la inversión requerida
en inventario, los descuentos otorgados y el tiempo de distribución de los
pedidos? Por lo
que se refiere al departamento de producción, éste debe planear la producción
en tal forma que las órdenes de abastecimiento de materiales sean las
necesarias para el funcionamiento normal de las máquinas utilizadas en el
proceso, con objeto de evitar interrupciones o estrangulamientos en el mismo.
También se deberá determinar el número de máquinas necesarias para satisfacer
la demanda de los productos al costo mínimo.
Constituyendo el inventario uno de los activos de mayor significación en
la mayoría de las empresas y estando sujeto a las fluctuaciones de la actividad
económica, el empresario se ha visto obligado a mantener un control efectivo
del mismo con el objeto de contrarrestar, hasta donde es posible, dichas fluctuaciones.
Para lograrlo, han hecho uso del instrumental estadístico disponible, con el
propósito de calcular anticipadamente las fluctuaciones extremas y con base en
esos resultados de terminar los planes y niveles de inventario, reduciendo en
esta forma las probabilidades de que el inventario absorba activos excesivos y
la necesidad de liquidación. El criterio básico que mueve las inversiones en inventario,
como en otros activos de capital circulante o fijo, es el de aumentar las
utilidades o disminuir los costos, a través del equilibrio de los costos de
inversión y mantenimiento del inventario. Por ejemplo, la inversión en
maquinaria no será rentable si fabrican en forma no planeada; de igual manera
las inversiones en inventario necesitan la misma consideración para encontrar
el tipo y cantidad de inventario justificado por el costo, en función de las
políticas financieras existentes. Alcanzar el punto de equilibrio adecuado de
la inversión en inventario, es con frecuencia más difícil que otras decisiones
de capital. Las funciones del inventario son más complejas, las ventajas son
más sutiles y el equilibrio entre las utilidades y los costos es mucho más
difícil de encontrar. Las decisiones de inversión en inventario han estado
basadas más en la intuición que en la lógica y las matemáticas, por lo que son
más difíciles de controlar y mantener al día. Sin embargo, en muchos países se
observa que el empresario se preocupa un poco más por resolver este problema,
utilizando especialistas y consultores en este campo, que lo ayuden a tomar
estas decisiones, ya que la frecuencia y volumen de éstas, aumenta diariamente
como consecuencia del constante aumento en la complejidad de los negocios. Así,
referente a este punto se pude concluir diciendo que el inventario desempeña un
papel crucial en la organización de una empresa, ya que hace las veces de
regulador de la producción ante los efectos de las fluctuaciones de la
actividad económica, contrarresta los errores en las estimaciones de las ventas
futuras, permite un mejor aprovechamiento de la fuerza de trabajo y del equipo
de producción, etc. Por consiguiente, el inventario constituye una parte
indispensable en una empresa, que cuando es controlado eficientemente, se
convierte en uno más de los factores productivos de la misma. 3. EL PROBLEMA DEL INVENTARIO El problema fundamental del inventario, como ya se ha
apuntado, consiste en determinar el punto de equilibrio entre los costos
totales inherentes al mantenimiento de artículos y los costos totales de
efectuar un pedido, de manera que los costos totales de esta administración
sean mínimos. Este problema consiste, por lo tanto, en la minimización de
costos de administración del inventario, desde el punto de vista general de la
empresa. La minimización de los costos del inventario constituye una
de las múltiples dificultades que se presentan con frecuencia, al tratar de
implantar un sistema de control de inventario en las empresas, por no ser
común que se encuentren registrados en los libros de contabilidad los costos
en que se incurren durante la administración del inventario y generalmente
contemplados en cualquier modelo que se desee utilizar. De aquí que sea necesario analizarlo perfectamente y determinar
cuáles son las funciones que tiene asignadas en la gráfica de organización, con
el propósito de identificar los elementos que se utilizarán para definir el
problema. Una vez resuelto lo anterior, se estará en aptitud de determinar
la cantidad económica de inventario, lo que se traduce en contestar dos
preguntas fundamentales: 1. ¿Qué cantidad ordenar en cada pedido? 2.
¿Cuándo debe hacerse dicho pedido? 4. TIPOS DE INVENTARIO En una empresa, los inventarios pueden existir en diversas formas: como
existencia de materia prima en espera de entrar a la producción; como artículos
parcialmente acabados o componentes; como inventarios de productos terminados;
como bienes en tránsito, o como bienes en las tiendas de los distribuidores,
con objeto de anticipar o inducir la demanda de los consumidores. En cada una de estas etapas, hay razones económicas que
justifican su existencia. Estos diferentes tipos de inventarios pueden
clasificarse en: a) Inventarios de Partida. Este tipo de inventarios es
el que se forma para fabricaciones o ventas de mercancía en volúmenes
superiores a las necesidades normales, con el propósito de obtener rebajas en
los precios de compra, y transferir o reducir los costos ajenos de demanda,
transporte, pago y control. h) Inventarios de Seguridad. Estos inventarios se mantienen para hacer
frente a las variaciones inesperadas en la demanda, permitiendo suavizar sus
efectos. Cubren las variaciones entre la demanda real con relación a la
pronosticada, de 1a producción real y la planeada, y de las modificaciones en
los tiempos de espera de reabastecimiento. c)
Inventarios de Anticipación. Son aquéllas existencias que
se obtienen debido a que es la única ocasión en que se encuentran disponibles.
Es el caso de las industrias de conservas o las que producen artículos relacionados
con la moda. 5. ELECCIÓN Y CLASIFICACIÓN DEL
INVENTARIO El
esfuerzo requerido para controlar el inventario, debe variar en proporción a la
utilidad potencial que representa para la empresa, cada uno de los artículos
que se encuentran en él. Teóricamente podríamos analizar en detalle cada unidad
en inventario y estructurar una técnica de control adecuada a las
características particulares de la mercancía. En la mayoría de las
aplicaciones, el esfuerzo requerido para realizar este trabajo, posiblemente no
sea compensado por los beneficios obtenidos. Por otro lado, una técnica de
control de inventario que comprenda todas las unidades existentes en el
inventario, resulta muy difícil, ya que significa un trabajo enorme el
determinar la importancia de cada articulo. Agrupando los artículos de acuerdo con los datos históricos
de la contribución a las utilidades y su demanda, podemos determinar fácilmente
cuáles son aquellos en los que debemos poner mayor atención. En caso de que los
márgenes de utilidad de los artículos sean relativamente constantes, puede
procederse a agruparlos en orden descendente, en función de las ventas totales
anuales en términos monetarios, todo lo cual será suficiente para mostrar las
variaciones en la importancia relativa de cada uno de ellos. La lista de estos
artículos mostrará que solamente un número reducido de ellos, son los que
mayor importancia tienen en relación a las ventas totales. La representación
gráfica de la lista de artículos vendidos, en relación a los artículos en el
inventario, expresados ambos en porcentajes, nos proporciona la curva de la
figura No. 1.
Esta
curva indica que el 30% de los artículos en inventario constituyen el 80% de
las ventas; ello nos hace pensar que en muchas empresas no debemos extender el
control más allá del 80%, ya que, posiblemente, el intento de controlar un 20%
más de los artículos en el inventario, signifique efectuar demasiados
refinamientos al sistema que no vayan a compensar los gastos necesarios en
trabajo y equipo en que haya de incurrirse para alcanzar tal propósito. Basados en esta propiedad que tienen los artículos en el
inventario, han surgido varios sistemas de clasificación. Una de esas técnicas
consiste en clasificar los artículos en tres categorías, designadas A, B,
C. Este método tiene como objetivo clasificar las partidas del inventario
en función de los siguientes parámetros: 1. Importancia relativa de las ventas totales. 2. Costo unitario. 3. Problemas de almacenaje. 4. Naturaleza crítica (costo de carecer de existencias y frecuencia
del mismo). Con base en los criterios anteriores, podemos formar categorías
de artículos, como podrían ser: A. Los artículos que
constituyen del 10 al 25% de la contribución a las ventas. B. Los siguientes 20
a 30% de los artículos que contribuyen en menor proporción, y C. El grupo más
grande restante de artículos que contribuyen en un porcentaje relativamente
pequeño. Posteriormente se determinan rangos en función de las ventas,
a los cuales se les designa con las letras A, B, C. Como ejemplo de
esta clasificación presentamos el cuadro No. 1. Cuadro No. 1
Las partidas de la categoría A requieren de un
control máximo, por lo que deberá mantenerse: 1. Registros
perpetuos al día. 2. Control
individual de cada partida. 3. Programación y
manejo prioritario 4. Revisión
continua de sus factores. 5. Aplicación de
técnicas precisas de control para equilibrar sus costos. Las partidas de la categoría B necesitan un control
general, por lo que será indispensable llevar: 1.
Registros perpetuos, actualizados con frecuencia. 2.
Control por grupo de partidas. 3. Programación y manejo rápido. 4. Revisión periódica de sus factores. 5. Aplicación de técnicas generales de control para equilibrar
sus costos. Los artículos pertenecientes al grupo C requieren de
un control mínimo y por consiguiente sólo es necesario mantener: 1. Registros perpetuos,
al mínimo necesario. 2. Minimizar la
frecuencia de carecer de inventario y de las órdenes de compra. 3. Revisión anual de los
factores. 6. COSTOS DEL INVENTARIO El inventario representa, para el Contador y para una gran
mayoría de hombres de empresa, la suma total de los gastos de materiales, mano
de obra y gastos indirectos o bien, los artículos que van a la línea de
producción a ser consumidos. Debido a que el inventario está constituido por
muchos productos, frecuentemente se piensa que la suma de los costos de éstos,
representan los costos totales del inventarío. Sin embargo, esto no es así. Reflexionando un momento, nos podemos dar cuenta de la
existencia del inventario como una entidad y no como una acumulación de los
costos de todos los artículos que contiene, ya que el inventario, por sí solo,
tiene sus costos. Estos costos no pueden obtenerse de los sistemas
tradicionales de contabilidad, sino que normalmente es necesario efectuar
investigaciones especiales. Los costos anteriores los podemos resumir como sigue: a) Costo del pedido o costo de
montaje. b) Costo de mantenimiento. c) Costo de carecer de
existencias. d) Costo del sistema. La definición, determinación, control y equilibrio de estos
costos, constituye la base para una administración efectiva del inventario. a) Costo del pedido o costo de montaje Cada vez que se hace una requisición de compra para
aumentar el inventario, cuando se escribe la orden para un producto, o para una
nueva tanda de producción, se incurre en costos. El costo del pedido puede definirse como aquellos gastos
necesarios para comprar un nuevo lote de material. El costo de montaje se
refiere al gasto incurrido cuando se coloca una orden de producción o de
instalación de operaciones en una máquina. Los costos que se generan cuando se compran materiales
incluyen los siguientes renglones: a.1. Costo del trabajo desarrollado en: Preparación de requisiciones y órdenes de compra. (Personal
o equipo). Trámites con proveedores (entrevistas, correspondencia,
etc.) Recibo de materiales. Control de materiales en Contabilidad. Inspección de materiales. Revisión y pago de cuentas de proveedores. a.2.Costo de Papelería: Formas
de compra.
Requisición.
Empaque. Correo.
Impresos. Carpetas de archivo. Formas de inspección. Libro de
registro. Cheques. En la
misma clasificación se deben considerar los descuentos ofrecidos por los
vendedores, por adquisición de pedidos en grandes cantidades (solamente que se
tomarán como costos negativos). Los costos anteriores se pueden obtener de los registros
contables de la empresa. Estas cifras pueden ser divididas por el número de
órdenes de compra formuladas durante el año, para determinar el costo por orden
de compra. Por lo que concierne a las órdenes de producción, cada una de ellas
lleva asociados los siguientes gastos de papelería y trabajo: a. 3. Costo del trabajo desarrollado en: Programación y control de la producción. Ordenar producción. Manejo de materiales. Preparación de máquinas. Ineficiencia de órdenes pequeñas de producción. Inspección del lote. Proceso de aprendizaje o tiempo en que se adaptan a la
producción. a.4. Costo de Papelería: Lista de materiales. Requisición de materiales. Tarjetas rutinarias de operación. Formas de trabajo. Reportes del adelanto del trabajo. Formas de inspección. Los costos anteriores varían en relación directa al lote de
producción, ya que el tamaño de lote determina la cantidad de equipo que se
utilizará. b) Costo de
mantenimiento Antes de que se realicen las ventas de los artículos, se deben
crear inventarios, lo que significa efectuar ciertos gastos, siendo algunos de
ellos los siguientes: b.1.) Capital invertido en el inventarío. b.2.) Seguros. b.3.) Impuestos. b.4.) Obsolescencia y deterioro. b.5.) Almacenamiento y manejo. b.6.) Mantenimiento de registros contables. A continuación se indica en que consiste cada uno de ellos: b.1.) Capital invertido en el
inventario Este factor constituye uno de los costos más importantes, el
cual no implica gastos directos, sino más bien un costo de oportunidad que casi
nunca aparece en los registros
contables. Es decir, es un costo incurrido mediante la inversión en el
inventario, en lugar de tener ese mismo monto de capital invertido en cualquier
otra cosa, y es igual a la tasa de utilidades más grande, que el sistema
obtendría de otras inversiones. Para determinar el costo de oportunidad del capital invertido,
se debe tomar en cuenta la liquidez de la inversión y los riesgos de la misma,
así como la redituabilidad que se obtendría si se realizara en cualquier otra
cosa. Los intereses que se determinen, serán los que se agregarán a los demás
factores que integran el costo de mantenimiento del inventario. Otra
alternativa es la de aplicar la tasa de interés bancaria vigente. Al aplicar las ideas anteriores, debe tenerse cuidado de
analizar las siguientes características de la empresa: · Fuentes de aprovisionamiento
financieras (internas o externas). · Otras alternativas de empleo del
capital y sus utilidades respectivas. · Tiempo necesario para recuperar la
inversión en el inventario o grado de liquidez del mismo. · Errores en las estimaciones de
ventas. · Grado de obsolescencia de los
artículos en el inventario. Todos estos elementos, valuados en forma realista, permitirán
determinar el costo del capital inmovilizado en el inventario. b.2) Seguros. Este elemento se refiere a la cantidad de dinero pagado para
mantener protegidas las existencias de materiales y artículos terminados, en
los almacenes. Estos seguros son contra imprevistos como incendios, tormentas,
robo, etc. Los gastos originados por este concepto no varían estrictamente en
forma proporcional a la inversión en el inventario. Se puede mantener una
política constante de gastos en seguros, independiente de las fluctuaciones del
nivel de inventario revisándola periódicamente para modificar dichos gastos en
función de la magnitud de los cambios de un periodo a otro. Sin embargo, la
forma en los costos de seguros cambiarán con el nivel de inventario y varia de
una empresa a otra. b.3) Impuestos Este factor se fija considerando los impuestos pagados sobre
el capital, los bienes raíces y los impuestos del negocio, variando en función
de los niveles de inventario. b.4.) Obsolescencia y deterioro Es el costo de aquellas unidades que pueden estar sujetas a
una disminución en su valor real, porque se hace obsoleta en un período
determinado. Este "costo de obsolescencia" es la diferencia entre el
costo original de la unidad (más alguna utilidad que se hubiera obtenido desde la fecha en que se compró, hasta la
fecha en que se convirtió en obsoleto- sí ese capital, dedicado a procurarse la
unidad o articulo, se hubiese invertido en cualquier otra cosa), y su costo de
recuperación. Se
incurre en estos costos en una fecha fijada en el tiempo, que no se puede
predecir con certeza. Se puede fácilmente distinguir el
costo de obsolescencia en aquellas empresas que operan dentro de ramas
industriales, en los cuales se experimentan rápidos cambios, tanto en el
material que utilizan como en la maquinaría, debido fundamentalmente a la
competencia existente entre los fabricantes que los obliga a lanzar
constantemente productos nuevos al mercado. Esto origina que los materiales,
moldes y maquinaría, queden de un momento a otro obsoletos. Otro tipo de obsolescencia es la que
se presenta en aquellas empresas que producen artículos sujetos a demandas altamente
estacionales. El riesgo de deterioro se presenta
generalmente en las empresas dedicadas a la elaboración de artículos
alimenticios y de drogas; por lo tanto, para calcular el costo correspondiente
se debe determinar el tiempo de duración de los productos. b.5.) Almacenamiento y manejo El "costo de almacenamiento"
se refiere al costo del espacio necesario para almacenar artículos a diferentes
niveles. El ingreso derivado de los usos alternativos del espacio empleando
para almacenar el inventario, se puede considerar como un "costo de
oportunidad". Los costos de almacenamiento normalmente están relacionados
en forma más directa al tamaño que al valor de los artículos comprados,
incluyendo la renta, calefacción y luz, los cuales son frecuentemente fijos.
En algunos casos, el espacio de almacenamiento es rentado o propio; sin
embargo, en este último caso se debe determinar el ingreso que produciría si se
dedicara a otro uso. De cualquier manera, siempre hay un gasto relacionado con
el espacio de almacenamiento, ya sea el pago de la renta cuando no es propio,
o el costo de oportunidad en el caso de que lo sea. El "costo de manejo" del
inventario, tanto dentro como fuera de los almacenes, generalmente se excluye
en los problemas de inventarío, tomándose en cuenta solamente el costo del
trabajo directo necesario para manejar el inventarío a diferentes niveles. Sin
embargo en algunos casos, el costo de manejo por unidad puede depender de la
magnitud del inventario mantenido, ya que en el supuesto caso de que hubiera un
aumento en los niveles de inventario, aumentarían los costos de carga y
descarga de los productos así como los de acarreo dentro de los almacenes.
Estos costos representan gastos directos que se deben considerar. b.6.) Mantenimiento
de registros contables. Este factor considera la cantidad de dinero que es
necesario gastar en papelería, registro de las existencias, envío de cartas,
revisiones periódicas del inventario, etc., para cada uno de los diferentes
niveles de existencias. Cuando se hace un estudio de los
costos de mantenimiento del inventario, generalmente se determina un porcentaje
anual que se aplica a cada unidad, o el porcentaje del promedio anual de la
inversión en el inventario. c) Costo de carecer
de existencias Uno de los objetivos más importantes
en la mayoría de los sistemas de control de inventario, es el de mantener un
servicio ajustado a la demanda del consumidor. La determinación del valor del
servicio al consumidor o la pérdida de utilidad sufrida por no haber
satisfecho las necesidades del consumidor, constituye un aspecto esencial de la
derivación de un programa de minimización de costos o un sistema de control de
inventario. Los costos resultantes de tener un
inventario inadecuado, son quizá los más difíciles de definir, teniendo una
gran cantidad de interpretaciones. Algunas de ellas son las siguientes: c.1.) En una tienda, se incurriría en un
costo por carecer de existencias, si un consumidor no encontrase el producto
que busca, porque no está disponible en el momento. El costo de carecer de
existencias seria el de la pérdida de utilidad que se hubiera obtenido si ese
artículo hubiera sido vendido. c.2.) De acuerdo con la situación anterior, el costo de
carecer de existencias también sería la pérdida futura de los márgenes de
utilidad, si ese consumidor ya no regresara a comprar. c.3.) Cuando un proceso de producción se detenga o interrumpa por la falta de
una materia prima básica, el costo de carecer de existencias serían las horas
de trabajo improductivas, resultantes de tal anomalía. c.4) El costo de carecer de
existencias se reduciría en el caso anterior, si el programador de producción
hiciese una nueva programación para fabricar otro artículo. El costo de carecer de existencias
puede determinarse, en el caso de un inventario de materias primas, calculando
el costo de las demoras en la producción, cuando no haya existencias, y el
costo de los trámites urgentes para surtir el inventario. Cuando se trate de
un almacén de productos terminados, puede obtenerse el costo de carecer de
existencias mediante el cálculo del costo por la pérdida de ventas y de
clientes, originada por la mala reputación, generada por la imposibilidad de
satisfacer la demanda de los clientes. d) Costo del
sistema Cada uno de los sistemas de control de
inventario implica gastos causados en función de la naturaleza del sistema de
control seleccionado, los cuales se relacionan especialmente con el nivel del
inventario. El costo del sistema también está en
función de la exactitud del control necesario, ya que si se desea que los
resultados sean muy refinados, se pueden utilizar computadores electrónicos de
alta capacidad. En caso de requerirse un sistema menos óptimo, se pueden
utilizar técnicas periódicas de conteo o un sistema de kardex. El costo de operación de un sistema de
control de inventario, deberá confrontarse con los beneficios resultantes de
aplicar métodos más refinados y con las necesidades de la organización de la
empresa, así como con las consideraciones relativas a la disponibilidad de
mejores y más rápidos informes de la estructura del sistema. 7. PERIODICIDAD DEL INVENTARIO Antes de explicar en qué consiste la
periodicidad del inventario, recordaremos el concepto de "modelo de
operación", ya que es fundamental. "Un modelo es la representación de
la estructura real de un sistema, en términos cuantitativos". Si el modelo
representa en forma adecuada al sistema, veremos como puede funcionar en la
realidad, mediante la experimentación sucesiva. Ahora bien, la representación gráfica
de la periodicidad del inventario, es el modelo conocido como de "diente
de sierra", (Figura 2). Este diagrama representa la conducta del nivel del
inventario de una sola unidad a través del tiempo. El eje horizontal
representa el número de unidades en el inventario. Cada triángulo es un ciclo
del inventario. El eje vertical de cada triángulo representa la recepción de la
cantidad de orden en el inventario. Figura No. 2
Nivel de Q Inventario
P Qf
t1 t2 t3 Tiempo Cada ciclo del inventario se puede
representar como aparece en la Figura 2, en la que Q es la existencia
inicial del inventario, Qf es la existencia final, y t es el
tiempo en que se registra la demanda de artículos. Estas demandas se pueden
representar mediante una recta, una curva o en forma escalonada, siendo las dos
primeras las más frecuentemente utilizadas. En la Figura 2 se puede ver una representación ideal del
ciclo del inventarío en la que se supone que la demanda es constante. En tales
circunstancias, cada orden Q debe recibirse, justamente, cuando la última unidad
de la orden anterior ha sido utilizada o vendida. Para lograr esto, es
necesario que la orden de compra se haga con bastante anticipación para que sea
entregada en el momento deseado, y, además, que tenga existencias disponibles
para satisfacer la demanda, mientras el proveedor lo abastece. Esta situación
se representa por P, que es el punto de reaprovisionamiento. Cuando el
inventario llega al punto P, se debe elaborar una orden de compra por la cantidad
Q. Los modelos de demanda constante, no son muy representativos
de lo que sucede en la práctica, ya que generalmente hay aumentos o
disminuciones mayores en la demanda, o bien, fluctuaciones estacionales. Por lo tanto, la determinación de
las cantidades a ordenar y el nivel de existencia, se convierte en una tarea
difícil de realizar. La clave de estas decisiones estriba en hacer la mejor
predicción posible del modelo de demanda futura. Una vez obtenida la demanda,
se pueden resolver las preguntas de ¿cuánto? y ¿cuándo? comprar o fabricar, y,
al mismo tiempo, equilibrar los costos descritos anteriormente. CONTINUAR
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