WEB DEL Lic. RIGOBERTO A. BECERRA D. (MAF) 
ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJOPor Lic. Rigoberto A. Becerra D.
(MAF) “No hay que acusar a las buenas teorías de la mala práctica” Consideraciones
generales Sin desconocer la alta
importancia que tiene para una empresa la administración o gerencia de sus
activos fijos, dentro de su planificación y estrategia, los gerentes generales
y hombres de empresa reconocen también que una significativa cantidad de su
tiempo es utilizada en enfrentarse a situaciones o problemas del corto plazo,
del día a día, y de que muy poco serviría toda la planificación de largo plazo
si la empresa no puede administrar exitosamente los problemas, contingencias y
oportunidades del corto plazo, donde una de las mayores causas de problemas a
corto plazo de la empresa se basa en gerenciar y satisfacer adecuadamente sus
necesidades de capital de trabajo de la misma. Tradicionalmente el
capital de trabajo ha sido definido como la inversión de la empresa en activos
circulantes o corrientes, o sea todos aquellos activos que en ella se espera se
conviertan en efectivo en el corto plazo, es decir en un año o menos, y en
donde se incluyen entonces al efectivo en caja o bancos, los valores
negociables de rápida convertibilidad, las cuentas por cobrar y los
inventarios. Por otra parte al
considerar los recursos financieros que financian estos activos circulantes, o
sea a los pasivos circulantes o corrientes, que comprenden a cuentas por pagar,
efectos por pagar, gastos por pagar, otros pasivos corrientes, entonces se
estaría en presencia de lo que se conoce como capital de trabajo neto, que no
es más que la diferencia entre los activos circulante y los pasivos
circulantes. Así matemáticamente se tiene: Capital de Trabajo Neto =
Activo Circulante - Pasivo Circulante
La gerencia exitosa
en la empresa de su capital de trabajo neto requiere la adecuada administración
de esos activos circulante y la consecución y administración de su
financiamiento. El
ciclo del capital de trabajo El término ciclo de
capital de trabajo o ciclo de producción y ventas se refiere al aumento y flujo
de fondos dentro de la empresa en respuesta al nivel o tasa de actividad en la
producción y ventas. Así, cuando en una empresa se decide fabricar un producto,
se requieren fondos para adquirir (comprar) la materia prima primaria y
secundaria, pagar sueldos y salarios dentro del proceso de producción y
mantener el inventario (de materias primas y de productos en proceso, por
ahora). Si el producto es vendido a contado se recibe el dinero una vez que se
realice la venta, pero si la venta es en todo o en parte a crédito, la empresa
requiere fondos para financiar esas cuentas por cobrar generadas hasta que el cliente
cancele sus cuentas por pagar. Entonces, el término ciclo se refiere a la
diferencia entre el tiempo en el cual
los gastos por la producción ocurren y el tiempo en el cual el cliente paga por
el producto. Esta diferencia de
tiempo puede ser ilustrada con un simple gráfico altamente simplificado. Allí
la orden de adquisición de materias primas requeridas para la producción es
colocada en el día 0, o sea al inicio. Esta materia prima llega a los dos días
y la producción se inicia y tendrá una duración de 43 días hasta que es
finalizada y colocada en inventario de productos terminados. Sin embargo al día
30 de iniciado el proceso (contando la orden de pedido) debe pagarse por la
mano de obra involucrada en el proceso y el pago de la materia prima. Una orden
de un cliente es recibida el día 50 y el producto es vendido a crédito a 30
días, por lo que el día 80 en la empresa se recibirá el pago. Así entonces, en
este simplificado ejemplo el ciclo de capital de trabajo es un total de 80
días. Sin embargo, como tanto el pago de la materia prima como de la mano de
obra se realizó el día 30 Y sólo recibirá el pago hasta el día 80, en consecuencia la
empresa requerirá algún tipo de financiamiento por 50 días o más.
Flujo
Caja 30 60 90 120 dias -
Día 0 Compra de materia prima Día 30 Pago de mano obra y materia
prima Día 45 Producción
finalizada Día 50 Orden
recibida de compra Día 80
Pago recibido del cliente Ahora bien, es
importante señalar y deducir, de manera lógica, que el ciclo de capital de
trabajo varía de manera significativa entre distintos tipos de empresas. Dos
casos extremos serían por ejemplo el fabricante de artículos para fiestas de
carnaval y el detallista de artículos comestibles, donde este último tiene un
muy rápido rotación de inventarios y obtiene más rápidamente sus ingresos de
caja por sus ventas, por lo que su ciclo de capital de trabajo es muy corto. Por otro lado también es importante puntualizar que si una empresa
está en un medio ambiente estable, con poca o nada inflación y con estabilidad
de las ventas, o sea sin cambios bruscos en la demanda de sus clientes, es
altamente probable que ella pueda gerenciar sin dificultad su ciclo de capital
de trabajo. De esto puede señalarse factores tales como la inflación, el
crecimiento de las ventas y cambios bruscos en la demanda requerirán mayores
esfuerzos para gerenciar adecuadamente el ciclo de capital de trabajo. Apropiado nivel
de capital de trabajo Ya se ha señalado
al inicio, que gerenciar el capital de trabajo neto de la empresa, o sea su
liquidez, involucra decisiones simultaneas e interrelacionadas entre la
inversión en activos corrientes y el
uso de pasivos corrientes. Así, una guía o principio que pueden ser usado como
ayuda es el llamado principio de tenencia, el cual provee una guía para el
mantenimiento de un nivel de liquidez suficiente para que la empresa satisfaga
la maduración de sus obligaciones sobre el tiempo. De manera muy
simplificada, el principio de tenencia envuelve encajar (o sincronizar) las
características de generación de flujo de caja de un activo con el vencimiento
(o maduración) de la fuente de financiamiento usada para la adquisición de ese
activo. Por ejemplo, un incremento estacional de inventarios, de acuerdo con el
principio de tenencia, deberá ser financiado con un préstamo de corto plazo u
otros pasivos corrientes. La comprensión racional de este principio es
sencilla: Los fondos se necesitan por un período corto de tiempo (la necesidad
estacional) por lo que cuando ese tiempo ha pasado entonces el efectivo necesario
para cancelar ese préstamo y sus intereses serán generados por la venta de los
artículos extras en inventario, mientras que si se hubieran obtenido fondos de
un préstamo de mediano plazo, por ejemplo, entonces en la empresa se seguirían
teniendo esos fondos, y pagando intereses por ellos, a pesar de que los
inventarios que ayudaron a financiar esos fondos ya han sido vendidos,
ocasionando entonces que la empresa tenga un exceso de liquidez. Inversión en activos permanentes y temporales La noción de encajar o sincronizar el tiempo de maduración,
o vencimiento de los activos y los pasivos, antes señalado en el concepto de
principio de tenencia puede también ser fácilmente entendido cuando se piensa
en términos de la distinción entre inversión en activos permanentes y
temporales en vez del concepto tradicional de activos fijos y activos
circulantes. Así, una inversión permanente en un activo es aquella donde la
empresa espera mantenerlo por más de un año (nótese que se refiere al tiempo
que la empresa desea tener el activo y no a su vida útil), siendo ejemplo de
ellos los activos fijos y también un determinado nivel mínima o cantidad de
activos circulantes. Por el contrario, inversiones en activos temporales son
aquellos que serán liquidados y generalmente no reemplazados dentro del año
corriente. Entonces, de acuerdo con este concepto, algunos activos circulantes
de la empresa son permanentes mientras que otros son temporales. Por ejemplo,
un incremento estacional en el nivel de inventarios es una inversión temporal
por lo que lo up será eliminado o liquidado cuando ya pasó su necesidad de
tenencia. Fuentes espontáneas, permanentes y temporales de financiamiento En el otro lado, al
considerarse que el total de activos de una empresa debe ser igual a las
fuentes de financiamiento espontáneas, temporales y permanentes, el enfoque de
tenencia provee a la gerencia financiera de una base consistente para la
determinación y decisión de las fuentes de financiamiento adecuadas a ser
utilizadas en cualquier momento de sus actividades. Ahora bien, ¿qué
constituye una fuente de financiamiento espontánea, temporal y permanente?.
Veamos cada una de ellas. Fuentes espontáneas de
financiamiento consiste de negociaciones de crédito y de otras cuentas por
pagar que surgen espontáneamente en la empresa dentro de sus operaciones
diarias. Por ejemplo, cuando la empresa
adquiere materia primas (primarias y secundarias) para sus inventarios, tratos
de crédito están frecuentemente disponibles para la empresa de manera
espontánea o por demanda o solicitud de ella. Estas negociaciones de crédito
aparecen en el Balance general como cuentas por Pagar y el tamaño de estas
varía racionalmente y directamente con las necesidades de la empresa y la
compra de materias primas, ya que de manera lógica la compra de inventarios
está relacionada a ventas proyectadas tener en los próximos meses. Entonces,
parte de las necesidades financieras de la empresa están provistas de manera
espontánea por negociaciones de crédito. Asimismo, y en adición a las
anteriores, salarios y comisiones por pagar, intereses por pagar y de impuestos
por pagar también proveen importantes y significativas fuentes de
financiamiento espontáneo. Estos gastos son acumulados por todo el período
mientras que ellos son pagados. Por ejemplo, si una empresa tiene unos gastos
semanales de Bs. 8.000.000,oo por
salarios y ella le paga a sus empleados mensualmente, entonces sus empleados
están proveyendo efectivamente un financiamiento espontáneo de 8.000.000 por 21
días, Bs. 16.000.000 millones por 15 días, Bs. 24.000.000 por una semana. Son
llamados espontáneos porque generalmente estos gastos se incrementan en
relación directa con las necesidades operativas y financieras de la empresa. Fuentes temporales de
financiamiento, por su parte, consiste de pasivos corrientes representados por
efectos por pagar provenientes de préstamos bancarios o de otras instituciones
de crédito y soportados generalmente por pagarés, letras de cambio, papeles
comerciales, entre otros, y que también son utilizados para financiar
necesidades de financiamiento de materias primas u otros inventarios y cuentas
por cobrar. Estas no son espontáneas sino que la empresa debe buscarlas,
solicitarlas, negociarlas. Fuentes permanentes de
financiamiento consiste de pasivo a mediano y largo plazo, acciones comunes y
preferentes y el autofinanciamiento (ganancias retenidas), todas con la
finalidad e financiar, generalmente,
necesidades de financiamiento de mediano y largo plazo, pero que también
se pueden utilizar para financiar necesidades permanentes de capital de
trabajo. En el gráfico No. 1
puede visualizarse el principio de tenencia. En el puede ilustrarse que el
total de activos son categorizados en activos fijos y activos circulantes,
donde estos últimos son a su vez divididos en activos circulantes permanentes y
activos circulantes temporales. Allí también pude verse que los activos
permanentes (fijos y circulantes) deben ser financiados por financiamiento
permanente más financiamiento espontáneo, mientras que los activos circulantes
temporales deben ser financiados por financiamiento temporal. Modificaciones del período de tenencia Generalmente existen
dos modificaciones en el enfoque básico (original) del período de tenencia.
Esto tiene que ver con el seguimiento de una política conservadora de capital
de trabajo y una política agresiva de capital de trabajo. Así, en una política
conservadora de capital de trabajo (Figura No. 2) fuentes de financiamiento
permanentes excederán los activos permanentes en períodos de baja actividad, de
tal manera habrá un exceso de caja el cual debe ser invertido en valores
negociables de rápida convertibilidad. Las empresas que sigan esta política
encararán menores riesgo de quedarse corta de caja que aquellas que sigan el
enfoque de tenencia básico. Sin embargo, debido a que la empresa seguidora de
este enfoque modificado también estará incrementando sus inversiones en activos
de bajo rendimiento (los valores negociables), entonces la rentabilidad sobre
la inversión (ROI) se verá disminuida. En el otro extremo, en
una política agresiva de gerencia de capital de trabajo (Figura No. 3), parte
de sus necesidades de financiamiento de activos permanentes serán financiados
con fuentes temporales. Estas empresas están sujetas a un mayor riesgo de
quedarse corta de caja y dependerá de su facilidad para estar consiguiendo
financiamiento de corto plazo o reemplazando a esta por otra deuda de corto
plazo. El beneficio derivado de esta política, si todo sale bien, es que la
rentabilidad sobre la inversión (ROI) es mayor. Las empresas bien
gerenciadas siguen el principio de tenencia de manera situacional, yendo desde
el enfoque puro hasta el modificado, en sus dos acepciones, de acuerdo con la
situación económica, política y social del país donde desarrollan sus
actividades. De esta manera el enfoque del período de tenencia les provee de
una herramienta importante para ser utilizado como guía en el proceso de
decisiones sobre el apropiado uso del crédito a corto plazo en la
administración del capital de trabajo. Minimizando las necesidades del capital de trabajo El efectivo por si mismo
no es un activo productivo. Lo es sólo para los bancos u otros institutos de
ahorro y crédito que el producto manejado es el dinero. La mayor parte de las
empresas están en los negocios para producir o comercializar un bien, por lo
que para operar y tener éxito en sus operaciones ellas deben invertir su
efectivo en los otros elementos del capital de trabajo, o sea en inventarios y
en cuentas por cobrar. Sin embargo, debido a que las obligaciones financieras y
la compra de materias primas, primarias y secundarias, deben ser pagados en
efectivo (dinero o cheques), entonces
se considera que uno de los componentes más importante del capital de trabajo
es el efectivo, por lo que los gerentes de la compañía necesitan tener la mayor
seguridad posible de mantener la suficiente disponibilidad de caja para
satisfacer sus obligaciones de corto plazo. Para cumplir este objetivo se han
desarrollado sencillas o sofisticadas técnicas y modelos de administración del
efectivo que buscan acelerar la velocidad de recepción de caja y desacelerar la
velocidad de salida de caja, dándole además
rentabilidad al efectivo ocioso, para de manera general maximizar la
rentabilidad del efectivo mantenido en la empresa, mucho más considerando si en
el sistema financiero se manejan altas
tasas de interés, tanto pasivas como activas. Modelos de efectivo están
disponibles para determinar la caja óptima.
Aparte de las
consideraciones sobre las necesidades de caja o efectivo en la empresa, los
otros dos componentes del capital de trabajo que generan necesidades son el
inventario y las cuentas por cobrar, por lo que una de las tareas de quien
gerencia el capital de trabajo es reducir o minimizar las inversiones en estos
dos componentes. El tamaño de las
cuentas por cobrar de una empresa están determinados en parte por sus políticas
de crédito y cobranzas y en parte por su medio ambiente competitivo. Así,
cuando las otras compañías de a competencia están vendiendo a crédito, una
compañía puede ser forzada, de hecho no de derecho, a también vender a crédito.
Después de tomar esta decisión las
empresas tienen poco control sobre la
magnitud de las ventas a crédito, debiendo poner en práctica conocidas
políticas de crédito y cobranzas, no para asegurar las cobranzas (en los negocios
nada es seguro) sino para aumentar las probabilidades de cobrar y de hacerlo
dentro del tiempo adecuado, de tal manera que no le cause problemas, o
minimicen estos, a su proceso de
producción y ventas. Debido a los gastos asociados con el financiamiento de sus
necesidades de capital de trabajo de la empresa, cualquier innecesario
incremento en las cuentas por cobrar debe ser reconocido como un gasto extraño en ese proceso de
producción y ventas. Uno de los problemas
que se presenta con este importante rubro del capital de trabajo es que, aún en
un medio ambiente donde la empresa puede de manera independiente determinar sus
políticas de cuentas por cobrar, el factor crítico a ser considerado es la
estrecha relación entre las ventas y las cuentas por cobrar. Así, al reducir el
financiamiento que ella está dispuesta otorgar a los compradores, podría estar
eliminado algunos potenciales compradores. Entonces, de acuerdo con esto, las
necesidades de inversión en cuentas por cobrar
podrían ser reducidas pero a un costo de reducir los ingresos totales de
la compañía. Por otra parte,
concediendo más crédito a los compradores esto tiene el efecto positivo de
reducir el inventario y sus costos de mantenimiento, ya que al colocar términos
de crédito mas flexibles, los compradores estarán más dispuestos a comprar más
artículos y asumir, en consecuencia, el costo de mantenimiento del productor o
comerciante. Sin embargo, mientras la inversión en inventarios declina la
inversión en cuentas por cobrar se incrementa y cabe preguntarse ¿Qué es lo
mejor? Un incremento
considerable del volumen de ventas a crédito también aumenta la probabilidad
para la empresa de adicionales riesgos de cuentas incobrables. El potencial
costo de deudas malas debe ser sopesado contra el potencial incremento de las
ganancias resultantes del incremento de ventas generados por flexibilidad de
los términos de crédito. Asimismo, como las
cuentas por cobrar, los inventarios también están directamente relacionados con
las ventas y con el aumento y disminución de su volumen. Investigaciones y la
experiencia han determinado que la existencia de demasiados inventarios es
costoso y no causa impacto sobre las ventas, el mantener muy poco inventario
puede causar faltantes de inventarios, con la consiguientes demanda
insatisfecha y pérdida de ganancia y ventas, aparte de otros costos ocultos. De
acuerdo con esto, el mantenimiento del apropiado nivel de inventarios es
significante e importante para las empresas, que sofisticados modelos de
inventarios han sido desarrollados, con el objetivo de determinar la
interrelación entre el nivel de inventarios y el nivel de ventas de manera de
que en la empresa pueda determinarse la cantidad óptima, que además de evitarle
problemas operativos le minimice los costos de su administración o le maximice
la rentabilidad para compañía. En resumen,
considerando la reducción de la necesidad de inversión en capital de trabajo,
específicamente en cuentas por cobrar e inventarios, en la empresa se debe
buscar optimizar estas cantidades donde entonces la tarea gerencial es acertar
con el apropiado nivel de cada uno de estos importantes componentes.
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