Lic. Rigoberto A. Becerra D. (MBA) *
En primer lugar quiero agradecer al Dr. Carlos Valero la oportunidad de estar unos minutos con ustedes, así como a los organizadores de este evento, para hablar respecto de este tema: el cual es la implantación dentro de una compañía de lo que aquí en Venezuela se Ilama tablero de comando y en realidad en Latinoamérica nosotros lo llamamos modelo de gestión del negocio.
Me voy a tomar algunos otros minutos para contarles brevemente cuál es nuestro enfoque del tema respecto de una herramienta informática que dé soporte al tema de decisiones, porque esta cuestión va un poco más allá de un problema informático en sí mismo y en realidad va a la raíz del problema, que es el poder definir y controlar eso.
En Venezuela nos llamamos IZAFA, o sea: Instituto Zuliano de Adiestramiento en Finanzas y Administración, y hemos tratado de transmitir la propuesta de hacer gestión por información; gestión más allá de los datos que existen dentro de las empresas. En empresas como las PYMES muchas veces nos encontramos con que existen sistemas transaccíonales que no están totalmente preparados como para poder entregar información de gestión. Uno por ahí llega a una empresa PYME como para poder implantar un modelo de gestión y se encuentra, a veces, con que la información estratégica o la información de la operación de la compañía está en distintos estratos.
Encontramos por ahí paquetes cerrados, o tal vez otro tipo de información dentro de Hojas de Cálculo, o a veces información que en la compañía no existe. Uno a lo mejor quiere controlar ¿qué es lo que pasa con la competencia? y a veces en las bases de datos de la compañía, o en los computadoras que existen en la compañía, esa información no está. Entonces hemos tratado, a través de una herramienta informática diferente, de poder reunir e integrar información, desde distintos puntos de vista, dentro de un concepto de sistema de información ejecutiva.
En esa información que uno puede entregar desde distintos puntos de vista, desde nuestra particular visión, el problema está en hacer gestión por información. Los fundamentos básicos de esta herramienta están de alguna manera centrados en que uno pueda estar trabajando en ambientes no transaccionales. Esto quiere decír que la información que uno puede analizar no es a lo mejor la información del día a día, sino un problema netamente estratégico. Quizás nosotros estamos muy parados sobre el esquema de los reductores de variedad. Para nosotros, esto es entregarle a cada ejecutivo de la compañía la ínformación que necesita para decidír, y sólo la que necesita. A lo mejor si le diéramos más cantidad de información podría no servir para controlar sus objetivos estratégicos.
Acá hay un tema bastante importante que es la flexibilidad y la modelabilidad. Yo digo que en realidad el negocio de una PYME, o el negocio de cualquier compañía en cualquier país, es un negocio vivo, que está en el cambio constante y yo tengo que tener posibilidad de cambíar mi visión estratégica del negocio, de poder empezar a evaluar cosas estratégicas del negocio de un momento para el otro. Entonces uno busca una herramienta informática en la que automática y rápidamente uno pueda imprimir ese cambio en el modelo de gestión para poder representarlo.
Esto lo vamos a visualizar ahora. Acá radica fundamentalmente el problema. Hoy existen muchísimas herramientas informáticas en el mercado, desde un Word, un Word Perfect o una hoja de cálculo, hasta herramientas más sofisticadas. Creemos que en definitiva los que tomamos decísiones de negocios en las empresas no estamos necesitando estar colgados de un problema tecnológico; lo que estamos necesitando en realidad es información. Estamos necesitando información a la mano y sencilla para poder evaluar. A veces nos hace falta saber en qué base de datos o con qué campo podemos identificar donde está la venta, entonces hemos centrado nuestro trabajo en el desarrollo de este producto en el problema de la facilidad de usar.
DIAGNOST, que así se llama la herramienta informática, se utiliza exclusivamente con un mouse y no requiere otra cosa. Este punto lo centramos mucho porque creemos que es básicamente la raíz del tema. Eso nos ha llevado a determinar nuestra misión dentro de América Latína, que es humanizar un poco la tecnología y ponerla al servicio de los ejecutivos para que uno, a través de un modelo gerencial como el que recién estaba comentando el Dr Carlos Valero, con los datos que existen en la compañía, pueda implantar una herramienta en poco tiempo.
Quizás ése sea el otro tema; estamos acostumbrados a que la implantación de herramientas informáticas en las empresas normalmente sea un trastorno bastante grande: nunca se cumplen los tiempos, siempre estamos fuera de fecha, siempre nos falta algo o hay algún problema.
Hemos logrado identificar la metodología con la cual implantar rápidamente una herramienta de gestión en la empresa y DIAGNOST, que es la herramienta que vamos a mirar ahora, se puede implantar en términos de algunas semanas, básicamente porque es una herramienta que no requíere de ninguna línea de programación. Simplemente es una herramienta que hace falta parametrizarla y a partir de ahí poder empezar a mirar datos de la compañía. En función de eso trataremos de mirar un modelo de gestión dentro de esta herramienta informática.
Este es un panel de acceso al que le voy a poner por aquí una clave y estoy aquí dentro de un tablero de comando. Simplemente lo que estoy mirando acá es una visión estratégica de la empresa, donde se ha determinado que son muy importantes las ventas en Latinoamérica y para eso tengo un semáforo que me está indicando cuál es la venta, el margen operacional, los productos defectuosos y por acá algunas áreas como comercío, finanzas y recursos humanos.
Si yo cambio de mes, ustedes verán que los semáforos van cambiando de color de acuerdo a lo que yo he definido. A lo mejor este ejecutivo está mirando por aquí que tiene un problema serio en las ventas y quiere saber qué es lo que pasa con las ventas. Entonces se hace click encima de este mapa y va a ver que la venta en toda Latinoamérica está con problemas. En este punto puede preguntar qué problemas tiene con las ventas y puede seleccionar y accesar aquí y aparece que el problema no está todo aquí sino que Venezuela y Colombia están bien. Pero miremos qué pasa con la venta en Venezuela, y por acá entramos a lo que nosotros llamamos vistas inteligentes de datos.
Uno puede imaginarse qué es lo que quiere ver dentro de esta vista inteligente y podría ser que aquí hubiese sido definido el plan del mes, el real del mes, los costos, cómo se desvió el plan y los márgenes respecto de la venta. O se nos puede ocurrir no entrar por aquí sino simplemente entrar por el área comercial y queramos ver lo que nosotros llamamos una vista inteligente de ventas por mercado. Este ejecutivo de venta, cuando definimos su modelo y lo pusimos en marcha, dijo que quería ver lo que dijimos recién: plan del mes, real del mes, desviación del plan, el acumulado del año, el real del año anterior. Y por acá ese ejecutivo ve que Latinoamérica tiene una desviación importante. Acá podemos pedir ver qué pasa en Latinoamérica y resulta que es en todos estos países y el peor de todos es Colombia. ¿Qué es lo que pasa en Colombia? Parece que la ünica zona donde vendo es Bogotá. Lo que vendo son televisores y quisiera saber cuál es el que ha tenido problemas y acá puedo identificarlo.
En esta misma situación yo cambio y me voy al mes de marzo y puede ver allí que el problema en Latinoamérica sigue. Veamos qué pasa en Venezuela. En todas estas zonas vendo y tengo esa misma información y puedo clasificar esa información en orden ascendente por la desviación del plan.
También puedo preguntar cómo se ha comportado la venta del real del mes, pero no para todos los países sino para algunos el último año, y pedirle a DIAGNOST que nos haga una gráfica de área. Ahí no hace falta que miremos ningún número pasa saber cuál es la que mejor anduvo en la venta en el tiempo.
La idea ha sido tratar de representar gráficamente situaciones de la empresa a través de un modelo y a través de una herramienta. También podemos ver qué es lo que hubiera pasado si mis ventas, representadas en la columna 2, las incremento en un 20% y a lo mejor la situación del negocio cambiaba. Así uno puede evaluar lo que nosotros llamamos escenarios de negocio.
Esta es una herramienta que uno la puede poner en marcha fácilmente simplemente a través de parámetros, simplemente a través de esquemas gráficos como éstos, que están hechos con Paintbrush. Acá no se requiere ninguna sofisticación tecnológica; la tecnología en este tema ha sido resuelta. Básicamente, lo que puede costar un poco más tal vez sea un problema neto de datos, que es un tema que nos encontramos en todos lados. El problema de datos muchas veces hace que haya que sacar parte de la información de finanzas del sistema contable, parte de una planilla de cálculos y otra parte haya que cargarla a mano. El problema no está en la información ni en la herramienta; básicamente es la definición de qué es lo que queremos controlar.
En Venezuela nuestra organización está trabajando en este momento sobre la PyME. Hemos desarrollado un modelo de gestión típico de una PyME como para que se pueda implementar rápidamente, porque también el tema está en que las empresas PyMES no pueden invertir cientos de míles de dólares en una herramienta de gestión de estas características pero la necesitan. Entonces hemos enfocado el problema para poder entregar soluciones sin que sean altamente costosas para la empresa.
Muchas gracias por la atención y si los organizadores lo permiten, contestaremos algunas preguntas acá en el estrado o afuera de manera informal.
