Lic. Rigoberto A. Becerra D. (MBA) *
Buenos días a todos los asistentes a este importante evento organizado por la División de Extensión, de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la ilustre Universidad del Zulia, en cooperación con el Instituto Latinoamericano de Estudios Avanzados en Ciencias Empresariales (ILEACE). Felicito a todos los organizadores por el esfuerzo de la realización de este I Encuentro Tecnológico de Secretarias, agradeciéndoles su gentil invitación para incluirme entre los Conferencistas para hablar sobre un interesante aspecto, tanto a nivel personal como institucional, y que, en la programación de este evento, se ha titulado "Aplicación de procesos en Automatización de Oficinas”
Considerando el tiempo que tengo disponible de cuarenta y cinco minutos, mi exposición está dividida en cuatro partes. La primera: algunas consideraciones generales sobre el proceso de automatización; la segunda: la automatización de las oficinas; la tercera: las ventajas y beneficios; la cuarta: retos de la automatización
1. Consideraciones generales sobre la automatización
A pesar de que signos de automatización se habían observado antes, no fue sino en las cinco últimas décadas del siglo pasado cuando empezó a operarse grandes cambios en la tecnosfera y en la infosfera, dando como resultado altas innovaciones en la manera cómo las empresas fabricantes, distribuidoras o de servicio producían, distribuían o prestaban sus servicios. Así, por ejemplo, se avanzó rápidamente de la tradicional producción en masas hasta una sofisticada mezcla de productos masificados y desmasificados: artículos completamente individualizados, realizados con procesos totalísticos de flujo continuo, con un sometimiento cada vez mayor al control del consumidor.
Se revolucionó la estructura profunda de la producción, emanando corrientes de cambio en todas las capas de la sociedad, generando una transformación que afectará a la empresa que proyecta una inversión, al trabajador que planifica su carrera, o a la nación que proyecta una estrategia de desarrollo.
Esa transformación operada en la tecnosfera y en la inosfera arropó también a otra revolución más: la oficina y su automatización creciente y continua. Como es conocido, la oficina se halla dividida en trabajadores de alta abstracción y de baja abstracción. En la primera división se encuentran los altos abstractores, llamados también las élites tecnocráticas: ingenieros, técnicos, doctores, directores, gerentes, quienes gran parte de su importante tiempo (y por eso son bien remunerados) la dedican a reuniones, almuerzos de negocios, conferencias, a redactar o dictar memorandos, cartas, informes, hacer o contestar llamadas telefónicas de clientes, y a otros intercambios de información.
Estudios, con suficiente rigurosidad estadística, estiman que el 90% o más del tiempo del personal de este nivel se invierte en la realización de entre 200 y 400 transacciones diarias de información. En la otra división, o sea el personal de baja abstracción, lo constituyen mecanógrafas, telefonistas, archivistas, secretarias, conformando la fuerza de trabajo industrial en la oficina, quienes generalmente realizan un trabajo considerado rutinario y hasta aburrido y compuesto en su mayor parte por personas del sexo femenino.
2. La automatización de las oficinas
Por otra parte, en la medida que los países desarrolladas se desarrollan cada vez aún más, ha ido disminuyendo también cada vez más el número de trabajadores en la producción, en la fábrica, o sea los obreros, pero a su vez se ha ido necesitando más trabajadores para producir ideas, inventos, proyectos, patentes, estudios de mercado, publicidad, presentación de ventas, cartas, gráficos, documentos legales, archivos, software, datos, información, en fín, un conjunto de actividad técnico-administrativa, presionados por la avalancha de información que las empresas, cualquiera sea su índole necesitan para funcionar, elevando, en la mayoría de los casos, si no se le controla, la burocracia y su consecuente costo, señalándose que en muchas compañías los costos de oficina han llegado a constituir entre un 35 y 40% de los costos totales. Esto ha generado la inquietud en muchas compañías para desarrollar e implantar soluciones y procesos con la finalidad de elevar el nivel de productividad en las oficinas.
Así, surge la automatización de oficinas como una alternativa necesaria y tal vez suficiente para tal fin, en beneficio de todos los involucrados.
Es entonces, como ya para mediados de junio de 1979, en la convención anual de la International Word Processing Association, en Chicago, USA, los miles de visitantes podían, en sus varios salones de exhibición, examinar y hasta probar una cantidad apreciable de distintas máquinas de oficina, sencillas o sofisticadas, muy novedosas para ese momento, que incluían: facsímil, equipo micográfico, impresoras de baja, media y alta velocidad, exploradores ópticos, terminales de computadoras, entre otras, que hicieron señalar a muchos que estaban mirando la “oficina del futuro”.
Esto no quedó allí, pues como un proceso de cambio transformador y continuo, siguió a paso de vencedores, sin marcha atrás, y ya para varios años después, como un ejemplo, una empresa de asesoría en Washington D.C. reunió diecisiete máquinas diferentes, de varios fabricantes, en una oficina integrada donde la utilización del papel estaba prohibido, pues cualquier documento que llegaba a esta oficina lo hacía ya de manera digital o en todo caso era instantáneamente microfilmado y almacenado para su posterior recuperación mediante el computador, donde los datos e información de recursos humanos, contabilidad, finanzas, mercadeo, mantenimiento, investigación, etc. estaban siempre actualizados y al minuto para quien los requería, bien sea un usuario interno o externo, donde la información era distribuida a razón de cientos de miles de páginas por hora y por una cantidad de dinero (fracciones de centavos) por página, aumentando de esta manera la productividad en dicha oficina.
Siguiendo el ejemplo, muchas otras empresas empezaron a automatizar cada vez más sus oficinas, yendo desde una automatización sencilla o parcial hasta una automatización sofisticada, integral, casi total. Eso dependía del tamaño, tipo y situación económica de la empresa que hacía tal automatización. Dejaban atrás, con esta acción, las cinco fases que se necesitaban en la oficina tradicional para hacer por ejemplo una simple carta o un memorando, cuando un ejecutivo, del nivel abstracto, quería realizar.
Así, después de recurrir a su secretaria, esta tomaba nota generalmente en caligrafía, hacía un borrador mecanografiado (casi siempre en una máquina no eléctrica), lo devolvía al ejecutivo para la corrección de errores y sintaxis, para volverlo a mecanografiar (en algunas oportunidades varias veces por haberse equivocado) hasta obtener el documento definitivo, en solamente original o en copias con papel carbón, para enviar el original a través del Office Boy a los servicios postales, archivando la o las copias en las carpetas respectivas.
3. Ventajas de la automatización
En la oficina automatizada el ejecutivo digita (a su vez está redactando) directamente en su computadora el documento que desea enviar, o incluso, utilizando un sofisticado programa de reconocimiento de palabras orales, podría limitarse a dictar el documento, dejando sólo a la secretaria la corrección final, donde ella podrá revisar lo que se ha escrito, corregir, borrar, intercalar, cortar, pegar, etc. sacar un borrador si lo requiere el ejecutivo, para leerlo y corregirlo, sin tener que volver a digitar en el caso de errores u otras correcciones. Incluso puede corregirlo a través de un diccionario electrónico ( y en muchos casos, a través de un traductor de idiomas, si lo necesita).
Después una impresora en la misma oficina, independiente o en red, imprimirá la o las copias que necesite, en negro o a colores si se requiere, o también, sin necesidad de imprimirlo lo puede archivar en el disco duro, y enviarlos al o a los destinatarios directamente a través del Fax o mediante el correo electrónico, utilizando Intranet o Internet. La rapidez aumenta, la presentación mejora, los costos bajan y la productividad aumenta. No sólo le disminuyó el trabajo al ejecutivo sino también a la secretaria, evitando también el cartero y su pesada carta. Todo es felicidad.
Esta automatización de oficinas en su avance arrollador, necesario pero quizás no suficiente, pues aún falta mucho más que ver e inventar, ha ocasionado que en muchos países, altamente desarrollados o menos desarrollados, también ya muchas empresas ejecutan su trabajo administrativo (recibos, facturas, consultas y transacciones bancarias, pagos de servicios, reclutamiento, etc.) de manera automatizada entre un 70 y 80%, con tendencia a aumentar, dejando sólo un bajo porcentaje para hacerlo manual, pues hasta conferencias, reuniones, adiestramiento, tienden a realizarse automáticamente. Cada día veremos más adelantos tecnológicos que facilitarán y ayudarán enormemente el trabajo de la oficina.
Ahora bien, ¿significa esto que la automatización eliminará drásticamente los puestos de trabajo contemplados en lo que antes llamamos el nivel de baja abstracción?. La respuesta es si y no, pues en realidad los niveles de automatización en lo que en teoría se ha llegado, disminuye o elimina muchas de las funciones de tal personal, incluida la secretaria. Mensajes, cartas, memorandos, informes, se mueven en las empresas, de oficina en oficina, de manera instantánea y silenciosamente, pues computadoras actuando individualmente o en redes, parpadean en silencio mientras la información fluye a través del sistema, yendo a parar a la casa o al carro de un ejecutivo o a otra oficina situada en el otro extremo del mundo. La oficina automatizada (antes llamada oficina del futuro) es ya una realidad, con su imagen de demasiado ordenada, con pocos papeles, archivadores, demasiada pulcra, demasiada abstracta, con sus consecuencias sociales, psicológicas y económicas.
Este proceso de automatización ha reestructurado también todas las funciones de las oficinas y hasta las relaciones humanas en las mismas. Eliminará muchas de las tareas que normalmente realiza una secretaria, como es el de tomar el dictado en taquigrafía (para ahorrar tiempo), eliminará el de contactar y convencer al mensajero para que le lleve la correspondencia de una oficina a otra dentro de la misma empresa, o para otra empresa cercana o lejana, (entes un correspondencia podía pasar hasta dos días antes de ser enviada), elimina la función del kardex y archivo tradicional, al hacerlo directamente en una carpeta del disco duro, con copias de respaldo inclusive; inclusive tiene a eliminar el tecleado en una máquina de escribir (ya generalmente es para la historia) o el digitar en un teclado de una computadora, pues con los programas de reconocimiento de voz personalizado la secretaria podrá escribir memorandos, cartas, informes, etc., para su jefe. Incluso le mejorará la atención telefónica, pues sin necesidad de levantarse de su computador podrá atender el teléfono, mediante el programa Bitware, por ejemplo, manos libres; podrá recibir y enviar fax también sin levantarse de su computadora, pues busca el documento a enviar en su disco duro o primero lo escanea, lo archiva y lo envía al destinatario. Incluso, si no tiene algo que hacer y desea ver un capítulo de su programa o novela favorita, no tiene que irse a su casa, sino a través de la tarjeta capturadora de video instalada en su computadora le convertirá su monitor en un televisor, tradicional o por cable; o simplemente sintonizará una emisora de radio normal o FM.
4. Retos de la automatización
Todo esta automatización, con los novedosos sistemas y procesos, plantean un reto a todas las viejas y tradicionales clases de ejecutivos, las jerarquías, las divisiones sexuales de funciones y las barreras departamentales del pasado. Es importante señalar que cuando la automatización se inició, hace algunas décadas, muchos pensaban que habría un desempleo masivo, sin embargo más bien se dio, en las naciones altamente desarrolladas, un aumento del empleo de personal administrativo, de oficinas, conocedores y manejadores de tecnología.
El personal de una oficina altamente automatizada, incluida la secretaria, maneja información integral acerca de los procesos de la empresa, de planificación, de solución de conflictos y hasta de negociación. En el caso específico de las secretarias, ahora las nuevas competencias laborales que debe asumir, implican conocimientos un poco más especializados que se ajusten al área de trabajo de la empresa donde presta sus servicios, exigiéndoles muchas veces que estén familiarizados con mercadeo, cultura corporativa y modelos económicos de gestión. Las Secretarias, lejos de quedar reducidas a procesadores estúpidos y repetitivos, o para hacer y servir el café (incluso esto se está automatizando), se han convertido en “paradirectores”, participando en el trabajo profesional y hasta en la toma de decisiones, donde generalmente se ven excluidas en la oficina tradicional.
Para finalizar, solo me resta decir, parafraseando al Presidente Chávez, que el proceso de la automatización de las oficinas, con todos sus procesos, valga la redundancia, es toda una revolución, todo un cambio, sin marcha atrás, siempre hacia delante a paso de vencedor, para triunfadores, en beneficio de todos y cada uno de los que participamos en las organizaciones, es decir directivos, trabajadores, usuarios o clientes. Sólo se necesita cada vez más preparación administrativa y tecnológica, cambio actitudinal, con deseos de progresar. La automatización es infinita y sus consecuencias positivas también.
Muchas gracias.
